Wenn bei Ypsomed ein Event ansteht, läuft kaum etwas ohne Frank Budweg. Seit gut drei Jahren sorgt der gebürtige Berliner dafür, dass vom Firmenfest bis zum internationalen Messeauftritt alles reibungslos klappt. Im Interview erzählt Frank, was ihn an seiner Arbeit begeistert und warum Eventmanagement für ihn weit mehr ist als Organisation und Planung.
Wie viele Events haben wir bei Ypsomed jährlich?
2025 waren es rund 30 Events, bei denen ich in irgendeiner Form involviert war, wobei das auf ganz unterschiedlichen Flughöhen war.
Welche Arten von Events haben wir?
Ich unterscheide zwischen internen und externen Events. Interne Events sind zum Beispiel die Ypsomed Management Conference und unsere Firmenfeste. Bei den externen Events sind es unsere Präsenzen als Aussteller an nationalen und internationalen Messen im B2B-Bereich (z.B. Pharmapack, PDA, CPHI), HR-Messen fürs Recruiting (z.B. die Berner Ausbildungsmesse BAM oder die Polymesse der ETH Zürich) und unsere jährlichen gehosteten Events wie die Medien- und Analystenkonferenz sowie die Generalversammlung.
Worauf kommt es bei der Eventplanung an?
Bei der Eventplanung kommt es vor allem darauf an, strukturiert vorzugehen und stets die Gesamtübersicht zu behalten. Gerade in komplexen Projekten ist es entscheidend, unterschiedliche Aufgaben und Beteiligte im Blick zu haben, ohne den roten Faden zu verlieren. Gleichzeitig braucht erfolgreiche Eventorganisation ein hohes Mass an Flexibilität: Unvorhergesehene Situationen gehören zum Alltag, und die Fähigkeit, schnell und lösungsorientiert zu reagieren, macht hier den Unterschied.
Erfahrungswerte spielen dabei eine grosse Rolle, denn sie helfen, realistisch zu planen, Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und Prioritäten richtig zu setzen. Ein gutes Zeitmanagement ist ebenso wesentlich – vom ersten Konzept bis zum Abbau nach dem Event. Ebenso wichtig sind verlässliche Partner, denn Vertrauen bildet die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Darüber hinaus lebt Eventplanung von Kreativität und dem Mut, verschiedene Blickwinkel einzunehmen, um für Teilnehmende ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen. Gleichzeitig gilt es, Ressourcen wie Budget, Personal und Material im Auge zu behalten und verantwortungsvoll einzusetzen. Und nicht zuletzt braucht es Durchsetzungsvermögen und eine kompetente Beratung der internen Stakeholder, um Entscheidungen klar zu kommunizieren und gemeinsam zum bestmöglichen Ergebnis zu gelangen.
Was macht einen guten Event aus?
Für mich persönlich sind Events immer stark mit Emotionen verknüpft, deshalb zeichnet sich für mich ein gelungener Event dadurch aus, dass er mir nachhaltig in guter Erinnerung bleibt und ein Lächeln ins Gesicht zaubert, wann immer ich daran denke. Das gilt bei uns sicherlich vor allem für die Firmenfeste. Bei Messen gibt es andere Kriterien, sie hängen vor allem von den qualitativen und quantitativen Zielen ab, die im Vorfeld definiert wurden.
Bitte ergänze: Der Eventmanager ist die Schnittstelle zwischen...
… internen und externen Beteiligten. Dazu gehören die internen Auftraggeber, die Kommunikationsabteilung, die Texte, Printmaterialien, digitale Medien und die Berichterstattung vorbereitet, die Logistik sowie verschiedene Dienstleister wie Agenturen (z.B. Messerli als unser Messebau-Partner), die Vermieter der Locations, Künstlerinnen und Künstler, Technik-Firmen und Messeorganisatoren. An jedem Event müssen viele Räder ineinandergreifen, damit er funktioniert und ein Erfolg wird.
Welche Rolle spielt das Budget?
Das Budget setzt den Rahmen und je nach Umfang auch gewisse Grenzen. Prinzipiell ist es wie bei allen Dingen im Leben – je mehr Budget vorhanden, desto umfangreicher und kreativer kann ein Event gestaltet werden.
Wie bist Du zum Beruf Eventmanager gekommen?
Eine Freundin aus der Grundschule hat einmal zu mir gesagt, dass es sie gar nicht wundere, dass ich Event Manager geworden bin, da bereits meine Eltern immer sehr engagiert waren und bei allen möglichen Anlässen mitgeholfen haben zu organisieren. Wahrscheinlich hat mich das geprägt. Es gab aber noch einen Schlüsselmoment, an den ich mich erinnere, als ich Anfang der 2000er Jahre einmal bei der Bambi-Preisverleihung in meiner alten Heimat Berlin ausgeholfen habe. An dem Anlass habe ich eine andere ehemalige Mitschülerin getroffen, die dort für eine Eventfirma gearbeitet hat und mir von dem Beruf Eventtechniker bzw. Eventtechnikerin erzählt hat, für den sie sich gerade ausbilden liess. Da hat es bei mir “Klick” gemacht und kurz darauf habe ich mich auch um einen Ausbildungsplatz für diesen damals noch recht neuen Berufszweig beworben.
Wie wird man Eventmanager?
Ich habe von 2001 bis 2004 bei der Siemens Media Academy in Berlin eine Ausbildung zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik gemacht. Ein kleiner Teil dieser Ausbildung umfasste den Bereich Event Management, auf den ich mich dann letztendlich spezialisiert habe. Heute kann man das auch studieren, wobei ich mit meinen über 20 Jahren Berufserfahrung inklusive technischem Background einen gut gefüllten Rucksack habe, der wahrscheinlich wertvoller ist als ein CAS (Certificate of Advanced Studies). Ein Zertifikat habe ich aber trotzdem erhalten, nachdem ich am Swiss Marketing Institute in Bern eine Weiterbildung als Event Manager gemacht habe. Ehrlich gesagt habe ich das aber mehr für meinen Lebenslauf gemacht, da es immer gut ist, wenn man einen entsprechenden Ausbildungsnachweis hat.
Was war Dein persönliches Event-Highlight bei Ypsomed?
Ganz klar die Organisation des Firmenfests anlässlich des 40-jährigen Jubiläums von Ypsomed. Einen solchen Anlass macht man nur einmal im Leben! Ich bin dafür sehr dankbar, denn ich wollte schon immer mal einen Event im Attisholz-Areal organisieren. Das ist für mich ein Ort, der mich an Berlin in den 90er Jahren erinnert, wo ich selbst viel im Nachtleben unterwegs war. Ausserdem war es einfach toll, einen Anlass für über 3 500 Teilnehmende zu organisieren. Als ich in den 90ern bei einem der ersten Auftritte von DJ Bobo in Berlin war, hätte ich nie geglaubt, dass ich ihn viele Jahre später einmal für einen Event engagieren würde, das wird mir ewig in Erinnerung bleiben.
